Публикувано на: 2 април, 2024Стартът в нова компания и роля е скок в неизследвана територия. Съвсем инстинктивно у нас може да се появи вътрешно усещане за несигурност и съмнение в успеха. Тогава неизбежно идва въпросът „Как останалите са се справили с предизвикателството да се впишат в екипа?“
Отговорът се крие в една дума – онбординг
Онбордингът в SEEBURGER включва както техническото обучение, така и първоначалната ориентация, интеграцията в екипа и цялостната адаптация в компанията.
За нас е ключово още от ден 1 да предоставяме на новия колега възможно най-пълна картина на предстоящите 6 месеца.
Успешното въвеждане се дължи на консистентната ни комуникация с него и изграждащото се в процеса доверие. Ние, в различните роли – експерти подбор и развитие (HR партньори), мениджъри, ментори, продуктови тренери, buddy-та, IT, сме там на всяка стъпка. Това дава спокойствие и сигурност на новия колега, че за него има индивидуално изграден план, който се следва. Наблюдаваме, че по този начин адаптацията става все по-успешна и човек става продуктивен по-бързо и по-уверено.
Обхващаме и колеги, връщащи се на работа след дълго отсъствие (майчинство, бащинство, sabbatical) и такива, които преминават в друг отдел, за да им помогнем по-лесно да се напаснат към новата реалност и задължения.
Процесът по въвеждане е детайлен, като се стремим да се осъществява възможно най-плавно
Залагаме достатъчно време за преход през темите, включващи продуктово обучение, on-the-job тренинги и периодични срещи за двустранен feedback.
Ето как изглежда нашият онбординг трак:
Успешният онбординг е работа в екип и обединява усилията на група ключови роли
Един успешен процес може да се нарече такъв само и единствено заради усърдната работа на хората, които задвижват цялото това огромно колело. Смисълът, който виждаме в процеса, е огромен и това ни кара да влагаме много енергия и внимание. Нека хвърлим малко светлина върху хората зад кулисите, а именно ключовите професионалисти и техните функции. Можем да ги разделим на две главни категории – non-tech and tech people.
Hие, HR партньорите, посрещаме новия колега на първия му работен ден и даваме тон на неговото ново приключение. Целта е да организираме и предвидим всичко до най-малкия детайл – от посрещането на новия колега в офиса, до собствената чаша за кафе, която го очаква на бъдещото му работно място. Така, стъпка по стъпка, в продължение на деня, ние плавно стартираме неговата ориентация в цялостната атмосфера и култура на SEEBURGER.
Loading …В ролята ни на основен онбординг партньор, запознаваме човека с плана за първите 6 месеца и отделните стъпки, които да очаква.
По време на въвеждащия период неотлъчно до новите хора е и тяхното buddy. Това е човекът, който е на разположение да подаде ръка и да съдейства при всякакви неформални въпроси. Хубаво е да има кой да те „вземе под крилото си“ и да те посъветва къде в близост до офиса готвят най-вкусно, нали?
Първите три дни са период на адаптация. Провеждат се няколко кратки сесии, съответно от админ експерти и експерти развитие за запознаване с вътрешнофирмени теми, специфични процедури и възможности за развитие.
Предстои включване в продуктов тренинг, който в зависимост от ролята, може да се състои от няколко quick win сесии в нашата тренинг платформа SEE Campus до няколкомесечно модулно обучение.
Преминаваме към on-the-job training. Всеки тийм има добре подготвен и изявен представител, който да бъде технически пътеводител на новите колеги – това е техният ментор. Менторът насърчава, съветва и помага относно всички теми, свързани с работните задължения. Той е винаги насреща, когато „забиеш“ в документацията или „счупиш“ някоя система.
Прекият ръководител, често и локален мениджър на екипа, следи темпото и съгласува с ментора кога новият колега е успешно интегриран в работата. При изтичане на изпитателния срок, мениджърът взима своето финално решение на база всички стъпки до момента.
Навременна обратна връзка
В сърцевината на онбординг процеса стоят така наречените mid interviews, които провеждаме на първия, третия и петия месец от старта на новия колега. В съответния месец се прави по една среща с мениджъра и една с HR партньор (експерт подбор или развитие). По време на тези срещи мениджърите могат да дадат насоки в прогреса, а HR партньорът да получи обратна връзка за впечатленията и преживяванията. Разчитаме на емпатия и доза психология, за да вникнем зад вербалната комуникация и да разберем правилно ситуацията. За нас е важно всеки да бъде чут и да може свободно да сподели своите притеснения, препоръки или свежи идеи.
Като инструмент за измерване на удовлетвореността се използват мини-анкети, които се попълват по време на дискусия с HR партньора. Това ни позволява да оценяваме различните фази от етапите на онбординга, да разполагаме с точни статистически данни на годишна база и да работим с метрики.
Онбордингът приключва с успешното изпълнение на изпитателния срок. В края на първата година в компанията всеки служител на SEEBURGER бива включен в програмата за годишно оценяване Continuous Dialogues. Тя служи като механизъм за подтикване на хората сами да оценяват работата си, да идентифицират области за подобрение и проактивно да изискват обратна връзка.
Explore more
Предизвикателствата и възможностите по пътя
Цялостният онбординг процес разработихме през 2021 г., а със старта на 2022 г. имплементирахме на терен.
Първоначалното предизвикателство беше всеки да осмисли своята роля и да се идентифицира с нея. Времето, което си дадохме да тестваме процеса и да го държим структуриран, но при необходимост флуиден, помогна това да се случи плавно и естествено. Беше изключително важно да си даваме взаимна обратна връзка за излишни или липсващи стъпки. Месечните срещи бяха ключови за тази цел и ясно ни показваха накъде да се насочим.
Мениджърите имаха своите съмнения за включването им на месец 1-3-5 и разчитаха основно на ментора и тренера в този период. Виждайки усърдната работа на HR партньорите и ценната обратна връзка, която извличахме от новите хора, те започнаха да приоритизират тези срещи и резултатите не закъсняха. Дистанцията между тях и новите им хора ставаше все по-незначителна, благодарение на засилената комуникация. Това помогна за разрастването на няколко екипа в Пловдив, чиито мениджъри са ситуирани в София.
Друго предизвикателство е цялостната координация на онбординг процеса, в която от старта до финала, HR партньорите, играят ролята на фасилитатори. За нас целият процес изисква много организация, регулярни напомняния и постоянен фокус. Затова поетапно го автоматизираме – към момента сме създали специфичен SharePoint workflow, който позволява на различните роли да получават нотификации при настъпване на време за mid-interview или други важни стъпки.
През 2024 г. ще интегрираме напълно Preboarding модула на SAP Success Factors, а предстоящото развитие на Learning & Development модула ще ни помогне да вложим голяма част от фазите Onboarding и Integration в системата. Следваща стъпка в планирането ни е интегрирането на процеси като Reboarding и Crossboarding с цел по-гъвкава и качествена работа с връщащите се от дълго отсъствие и сменящите екипа/обхвата на ролята си.
Автори: Габриела Венкова (HR Generalist) и Анна Ангелова (HR Generalist)
